Une organisation peut avoir besoin que les informations soient accessibles à plusieurs endroits. Un enfant, un joueur, un usager ou un employé peut être muni d’un appareil MIPACE, tandis que le personnel autorisé conserve un point d’accès distinct, appartenant à l’organisation, dans un lieu contrôlé. Les deux peuvent ouvrir le même profil actuel sans créer de copies distinctes des informations.
Le point d’accès s’adapte à l’environnement
Un LinkTag Clip ou un Cord Loop peut être accroché à un sac ou à une mallette. Une lanière ou un bracelet peut convenir à une utilisation visible ou portable. Un autocollant ou un point adhésif peut être apposé sur un repère interne, un dossier ou une fiche d’équipement approprié, qui reste sous le contrôle de l’organisation. Le format le plus adapté dépend de la personne qui doit accéder au profil, du lieu d’utilisation et de la manière dont l’appareil physique sera protégé.
Un responsable d’équipe pourrait tenir un registre contrôlé des autocollants
Un manager ou un entraîneur de football pourrait disposer d’un classeur ou d’un dossier sécurisé contenant un autocollant appartenant à l’organisation pour chaque joueur inscrit. Si un joueur a besoin d’aide pendant un entraînement ou un match, un responsable habilité peut scanner le marqueur de ce joueur et ouvrir le profil public actuel approuvé par le joueur ou son parent. Cela constitue une solution de secours lorsque l’appareil portable ou le dispositif fixé au sac du joueur n’est pas disponible.
Le registre ne doit pas être laissé à la portée des joueurs, des visiteurs ou des bénévoles non autorisés, qui pourraient le consulter ou le scanner. Les étiquettes doivent être proportionnées et ne doivent pas afficher de détails personnels superflus. L’organisation doit déterminer quels rôles sont autorisés à l’utiliser et quelles mesures le personnel doit prendre après avoir consulté le profil.
Ce modèle s’applique également au-delà du sport
Une équipe chargée des besoins éducatifs particuliers (SEND) ou d’accompagnement pastoral pourrait disposer d’un point d’accès sécurisé réservé au personnel, associé à un dossier de suivi des élèves contrôlé. Un prestataire de soins pourrait utiliser un indicateur géré dans le cadre d’un processus approprié destiné au personnel. Une équipe de premiers secours ou de bien-être sur le lieu de travail pourrait utiliser un point d’accès s’inscrivant dans ses dispositions établies. Dans tous les cas, MIPACE offre un accès à des informations actuelles sélectionnées plutôt que de se substituer aux dossiers officiels ou aux responsabilités de l’organisation.
Plusieurs appareils peuvent ouvrir un même profil à jour
Le badge personnel de l’individu et l’autocollant interne de l’organisation peuvent se connecter au même profil. Lorsque le titulaire du compte personnel met à jour les informations qu’il a choisi de rendre publiques, chaque appareil connecté actif ouvre cette version à jour. Le personnel n’a pas besoin de conserver une copie manuscrite du profil MIPACE pour chaque support physique.
La propriété et le contrôle du profil restent distincts
L’organisation gère les appareils physiques qu’elle a achetés, y compris leur attribution, les rappels, leur mise hors service et leur remplacement. La personne, le parent ou le tuteur contrôle le profil personnel et approuve la connexion via son propre compte MIPACE. Le fait de fournir un autre point d’accès ne confère pas à l’organisation le contrôle de la modification de ce profil.
Planifiez le processus avant la distribution des appareils
Indiquez à quel usage opérationnel correspond chaque appareil, par exemple « étiquette du kit du joueur » ou « autocollant du registre du responsable ». Déterminez qui peut attribuer et utiliser chaque appareil, comment l’autorisation est obtenue, comment l’accès est contrôlé, ce qui se passe lorsqu’une personne quitte l’organisation et comment un registre ou un appareil perdu est géré. Testez chaque point d’accès et veillez à ce que les procédures habituelles en matière de sécurité, de consentement, d’urgence et de protection des données soient bien en place.
Guides utiles
Consultez les sections « Fonctionnement des appareils de l’organisation » et « Validation d’un appareil attribué par l’organisation » pour connaître le processus d’attribution et de validation.
Remarque : MIPACE facilite l’accès à certaines informations. Il ne remplace pas les dossiers médicaux, les procédures de protection, de consentement et d’urgence, l’évaluation professionnelle ni les obligations en matière de gouvernance de l’information propres à une organisation.