Lorsqu’une école, un prestataire de soins, un club ou un employeur fournit un appareil MIPACE, deux éléments doivent se dérouler sans heurts. L’organisation doit gérer l’appareil dont elle est propriétaire, tandis que la personne concernée ou ses parents doivent garder le contrôle du profil personnel qu’elle crée. Le processus de connexion amélioré permet de mieux comprendre ces responsabilités dès la première demande.
Une notification lance désormais le processus de manière claire
Lorsqu’un responsable d’organisme attribue un appareil en utilisant l’adresse e-mail du titulaire du compte, MIPACE envoie une notification personnalisée expliquant qu’un appareil est en attente de validation. Le destinataire se connecte à son compte MIPACE habituel et accède à la rubrique « Vos appareils ». Il n’y a pas de connexion distincte pour l’organisme, ni de jeton de validation caché dans un e-mail.
La demande est examinée au bon endroit
La section « Appareils » offre au titulaire du compte un espace familier et sécurisé pour examiner l’organisation, l’appareil et la connexion de profil proposée. Aucune connexion n’est établie simplement parce qu’un e-mail a été envoyé. Le titulaire du compte doit approuver la demande depuis son propre compte.
Les rappels facilitent le suivi
Les demandes peuvent parfois passer inaperçues dans une boîte de réception encombrée. Tant qu’une demande est en attente, le responsable de l’organisation peut renvoyer la notification à titre de rappel discret. Ce rappel redirige le destinataire vers la même demande. Il ne permet pas d’approuver la connexion, de modifier le profil sélectionné ni de révéler des informations personnelles du profil à l’organisation.
Pourquoi ce processus est-il plus efficace ?
Le fait de maintenir la procédure d’approbation au sein du compte personnel réduit la confusion quant à l’instance où la décision doit être prise. Cela offre également aux organisations un moyen pratique d’assurer le suivi sans créer de doublons dans les fiches personnelles, sans envoyer de messages informels et sans demander à quiconque de partager les informations de son compte. Il en résulte une transition plus claire entre l’administration des appareils et le contrôle des profils personnels.
Ce qui reste inchangé après l’approbation
L’organisation continue de gérer l’appareil physique dans le cadre de son inventaire. La personne, le parent ou le tuteur continue de gérer le profil et décide quelles informations sont disponibles lorsque l’appareil est touché ou scanné. Si l’appareil est ultérieurement mis hors service ou réattribué, cela peut être géré via le processus habituel de gestion des appareils de l’organisation.
Guides utiles
Les responsables d’organisation peuvent consulter le guide « Comment fonctionnent les appareils de l’organisation ». Les bénéficiaires et les parents peuvent utiliser le guide « Approuver un appareil attribué par l’organisation ».
Remarque : MIPACE facilite l’accès à l’information. Il ne remplace pas les procédures de protection, de consentement, d’urgence, médicales ou de gouvernance de l’information propres à une organisation ou à un contexte donné.