No existe una única configuración de dispositivos que se adapte a todas las organizaciones. Un técnico de acceso con cuerdas, un empleado de oficina, un usuario de silla de ruedas y un socorrista pueden necesitar que la información esté disponible en distintos lugares. La mejor solución parte de situaciones reales y combina puntos de acceso personales adecuados con sistemas de respaldo en el lugar de trabajo cuidadosamente controlados.
Opción uno: el dispositivo permanece con el trabajador
Una organización puede proporcionar una etiqueta para el casco, un llavero, un cordón, una pulsera, una tarjeta o una pegatina y asignársela a un miembro del personal. El trabajador conecta el dispositivo, propiedad de la organización, al perfil que él mismo controla y elige qué información es pública.
Este enfoque mantiene el punto de acceso cerca de la persona. Puede resultar útil para el personal móvil, los contratistas, los trabajadores de la construcción, los equipos de campo, los usuarios de silla de ruedas y las personas que se desplazan entre distintos lugares. El dispositivo y la posición exactos deben ser adecuados para la tarea, la ropa y el equipo que se utilicen.
Opción dos: un punto de referencia controlado en el lugar de trabajo
Una sala de primeros auxilios, una sala de control o una oficina designada puede albergar un conjunto organizado de pegatinas MIPACE asignadas al personal participante. Puede tratarse de una carpeta de respuesta claramente indexada, un tablón u otro sistema controlado. Cuando un compañero autorizado recibe una llamada sobre un empleado, puede localizar el dispositivo asignado a esa persona y abrir el perfil público actual.
Esto proporciona un plan de respaldo cuando el dispositivo que lleva el trabajador no está disponible o el incidente se produce en otro lugar de las instalaciones. No debe convertirse en un directorio público desatendido. Es necesario definir el acceso, el etiquetado, el almacenamiento, las pruebas y las responsabilidades del personal.
Utilícelos ambos cuando la evaluación de riesgos lo justifique
Un trabajador no está limitado a un solo dispositivo MIPACE. Una organización puede asignar varios dispositivos a la misma persona cuando exista un propósito claro. Una etiqueta para el casco puede acompañar al trabajador, mientras que una pegatina permanece en el punto de respuesta a emergencias. Ambos pueden abrir el mismo perfil público actual, evitando que haya versiones distintas de la información.
La organización gestiona su inventario de dispositivos y sus asignaciones. El trabajador controla su perfil personal y lo que este muestra. Un dispositivo es un punto de acceso a ese perfil; no contiene físicamente una copia editable de la información sanitaria del empleado.
Adapta el formato al entorno
- Etiquetas para cascos: para el uso autorizado de cascos cuando así lo permitan las instrucciones del fabricante, las normas del centro y la evaluación de riesgos.
- Llaveros y clips: para bolsos, llaves o equipos adecuados que normalmente lleva consigo la persona.
- Cordones y tarjetas: para oficinas, recepciones y entornos de trabajo controlados en los que no supongan un riesgo para la seguridad.
- Pegatinas y puntos pequeños: para objetos personales adecuados o un sistema de referencia indexado en el lugar de trabajo.
- Pegatinas más grandes: para una mayor visibilidad en equipos adecuados, incluidas sillas de ruedas o ayudas para la movilidad, siempre que el usuario las elija y se coloquen de forma segura.
Establecer normas de gestión en torno a los dispositivos
Decida quién puede aprovisionar, asignar, entregar y probar los dispositivos. Mantenga un inventario fiable. Explique el procedimiento a los trabajadores y al personal de primeros auxilios. Establezca puntos de revisión para los nuevos empleados, los que abandonan la empresa, los cambios de puesto y la pérdida de equipos. Si la organización conserva cualquier información sanitaria adicional fuera de MIPACE, debe cumplir por separado los requisitos de protección de datos relativos a la información sanitaria de los trabajadores.
Preguntas que hay que responder antes de la implantación
- ¿Quién puede necesitar asistencia y en qué lugares o actividades?
- ¿Qué dispositivo puede permanecer accesible sin suponer un riesgo adicional?
- ¿Mejoraría el plan de emergencia contar con un dispositivo de respaldo controlado?
- ¿Quién está autorizado a utilizar y mantener el punto de referencia en el lugar de trabajo?
- ¿Cómo aprobarán los trabajadores las conexiones y controlarán su información pública?
- ¿Con qué frecuencia se revisarán las asignaciones, el funcionamiento de los dispositivos y la formación del personal?
- ¿Qué ocurre cuando se pierde un dispositivo o cuando un trabajador abandona la empresa?
Utiliza la guía práctica «Selección de puntos de acceso a dispositivos de la organización» y, a continuación, consulta «Cómo funcionan los dispositivos de la organización» y «Roles y permisos de la organización».
Fuentes y orientación adicional
- HSE: medidas de primeros auxilios en el lugar de trabajo
- ICO: protección de datos e información sobre la salud de los trabajadores
- ICO: divulgación de información sobre la salud de los trabajadores en situaciones de emergencia
Nota: MIPACE es una herramienta de acceso a la información. Las organizaciones siguen siendo responsables de la evaluación de riesgos, los primeros auxilios, la planificación de emergencias, las adaptaciones razonables, la protección de datos, la formación del personal y todos los controles necesarios para su lugar de trabajo.