Das Problem
Das Personal wechselt und die Schichten rotieren, doch die betreuten Personen benötigen konsistente, genaue Informationen, die jedem Diensthabenden zur Verfügung stehen. Gleichzeitig müssen CQC-regulierte Anbieter nachweisen können – und nicht nur behaupten –, dass der Zugang zu Informationen ordnungsgemäß verwaltet und die ergriffenen Maßnahmen dokumentiert werden.
So hilft die MIPACE-Organisation
Der Dienstleister legt eine Personendatei an und lädt die betroffene Person (oder deren benannte Kontaktperson) ein, ein vom Dienstleister bereitgestelltes Gerät mit ihrem eigenen MIPACE-Profil zu verknüpfen. Die Person selbst oder das Familienmitglied, das ihr Profil verwaltet, entscheidet, welche Informationen darin enthalten sind, und hält diese auf dem neuesten Stand. Die Rolle des Anbieters bleibt administrativer Natur: Er weist Geräte zu und gibt sie frei, verwaltet jedoch nicht die Informationen selbst.
Jede Maßnahme auf Organisationsebene wird automatisch protokolliert: das Anlegen eines Standorts oder einer Gruppe, das Hinzufügen oder Entfernen eines Verantwortlichen, die Bereitstellung eines Geräts, dessen Zuweisung an eine Person und dessen Freigabe. Dieses Protokoll liefert einem regulierten Anbieter eine lückenlose Aufzeichnung darüber, wer was wann getan hat – Nachweise, auf die man verweisen kann, anstatt etwas, das im Nachhinein rekonstruiert werden muss.
So ist das System aufgebaut
Eine Einrichtung oder ein Standort wird als Standort registriert. Gruppen können einem Haus, einer Abteilung oder einem Schichtplan zugeordnet werden, wobei jede Gruppe einen eigenen Leiter hat, der einsehen kann, für wen er verantwortlich ist, und die entsprechenden Protokolle einsehen kann.
Speziell für CQC-regulierte Organisationen
kann MIPACE Organisation Sie dabei unterstützen, die Einhaltung der Vorschriften hinsichtlich der Verwaltung des Informationszugriffs und der Gerätebereitstellung nachzuweisen:
- Ein lückenloser Prüfpfad für jede Gerätezuweisung, Freigabe und organisatorische Änderung, der dem verantwortlichen Manager zugeordnet werden kann
- Eingeschränkter Zugriff: Standort- und Gruppenmanager sehen nur die Personen und Geräte in ihrem eigenen Zuständigkeitsbereich, was dem Prinzip des Zugriffs mit den geringsten Berechtigungen entspricht
- Kein zentraler Speicher für medizinische Daten der Dienstnutzer auf den eigenen Systemen des Anbieters – die Informationen verbleiben bei der Person (oder deren Vertreter), was die Datenschutzlage des Anbieters vereinfacht
- Ein klarer Geräte-Lebenszyklus – bereitgestellt, zugewiesen, freigegeben –, der jederzeit überprüft werden kann
MIPACE Organisation ist ein Tool, das den Nachweis bewährter Verfahren in den Bereichen Informations-Governance und Gerätemanagement unterstützt. Es handelt sich dabei nicht um eine CQC-Akkreditierung und es ersetzt weder die eigenen Richtlinien, Risikobewertungen noch behördliche Einreichungen des Anbieters; es liefert Ihnen jedoch Unterlagen, auf die Sie zurückgreifen können, wenn Sie nachweisen müssen, dass Ihre eigenen Prozesse funktionieren.
Geeignete Produkte
Armbänder und Karten für den täglichen Gebrauch; Geräteaufkleber, sofern für eine bestimmte Umgebung relevant.
Vorteile
- Reduziert den Aufwand des Anbieters für den Umgang mit und die Speicherung von Daten
- Die Informationen bleiben korrekt, da sie direkt bei der Person (oder deren Angehörigen) verbleiben
- Neues oder Vertretungspersonal hat einheitlichen Zugriff, unabhängig davon, wer gerade im Dienst ist
- Ein Gerät kann sofort freigegeben und neu zugewiesen werden, wenn sich die Bedürfnisse oder der Aufenthaltsort einer Person ändern
- Ein Prüfprotokoll, auf das bei internen Überprüfungen oder Inspektionen zurückgegriffen werden kann
Einschränkungen
MIPACE ersetzt weder die eigenen Pflegeunterlagen eines Anbieters noch dessen Übergabeprozess oder die gesetzlich vorgeschriebene Dokumentation; es ist eine schnelle Ergänzung, kein Ersatz, und das Prüfprotokoll dient als Nachweis für die Einhaltung von Vorschriften, stellt diese jedoch nicht an sich dar.