Le problème
Le personnel change et les équipes se relaient, mais les personnes prises en charge ont besoin d’informations cohérentes et précises, accessibles à toute personne en service. Parallèlement, les prestataires réglementés par la CQC doivent être en mesure de démontrer, et pas seulement d’affirmer, que l’accès à l’information est géré correctement et que les mesures prises sont consignées.
Comment l’organisation MIPACE apporte son aide
Le prestataire crée un dossier personnel et invite la personne (ou la personne de contact qu’elle a désignée) à connecter un appareil fourni par le prestataire à son propre profil MIPACE. La personne, ou le membre de sa famille qui gère son profil, décide du contenu de celui-ci et le tient à jour. Le rôle du prestataire reste administratif : il consiste à attribuer et à mettre à disposition des appareils, et non à gérer les informations elles-mêmes.
Chaque action au niveau de l’organisation est automatiquement consignée : création d’un lieu ou d’un groupe, ajout ou suppression d’un responsable, mise à disposition d’un appareil, attribution de celui-ci à une personne et restitution de celui-ci. Ce journal fournit à un prestataire soumis à la réglementation un enregistrement en temps réel indiquant qui a fait quoi et quand, des preuves que vous pouvez présenter, plutôt qu’une reconstruction a posteriori.
Comment cela est-il structuré ?
Un service ou un site s’inscrit en tant que site. Les groupes peuvent correspondre à un établissement, à une unité ou à un planning de travail, chacun disposant de son propre responsable capable de voir les personnes dont il a la charge et de les voir enregistrées en conséquence.
Pour les organismes réglementés par la CQC en particulier
MIPACE Organisation peut vous aider à démontrer votre conformité en matière de gestion de l’accès aux informations et de mise à disposition des appareils :
- Une piste d’audit complète de chaque attribution, retrait et changement organisationnel concernant les appareils, attribuable au responsable qui l’a effectué
- Accès limité : les responsables de site et de groupe ne voient que les personnes et les appareils relevant de leur propre compétence, ce qui renforce le principe du «privilège minimal»
- Pas de stockage centralisé des données médicales des utilisateurs du service sur les propres systèmes du prestataire ; les informations restent auprès de la personne (ou de son représentant), ce qui simplifie la situation du prestataire en matière de protection des données
- Un cycle de vie clair des appareils — provisionnés, attribués, désaffectés — pouvant être consulté à tout moment
MIPACE Organisation est un outil qui aide à mettre en évidence les bonnes pratiques en matière de gouvernance de l’information et de gestion des appareils. Il ne s’agit pas en soi d’une accréditation CQC et il ne remplace pas les politiques propres au prestataire, ses évaluations des risques ou ses déclarations réglementaires ; il vous fournit des documents sur lesquels vous appuyer lorsque vous devez démontrer que vos propres processus fonctionnent.
Produits adaptés
Bracelets et cartes pour un usage quotidien ; autocollants pour les équipements, le cas échéant, en fonction d’un contexte spécifique.
Avantages
- Réduit la charge de travail liée au traitement et au stockage des données pour le prestataire
- Les informations restent exactes, car la personne (ou sa famille) en est directement propriétaire
- Le personnel nouveau ou remplaçant bénéficie d'un accès constant, quelle que soit la personne en service
- Un appareil peut être libéré et réattribué instantanément en cas de changement des besoins ou du lieu de prise en charge d’une personne
- Un journal d’audit pouvant servir de base pour un examen interne ou comme preuve lors d’une inspection
Limites
MIPACE ne remplace pas les dossiers de soins propres à l’établissement, le processus de passation de service ou la documentation réglementaire ; il s’agit d’un complément rapide, et non d’un substitut, et le journal d’audit vient étayer vos preuves de conformité plutôt que de constituer à lui seul une preuve de conformité.