El problema
El personal cambia y los turnos rotan, pero las personas a las que se presta apoyo necesitan información coherente y precisa, disponible para quienquiera que esté de servicio. Al mismo tiempo, los proveedores regulados por la CQC deben poder demostrar —y no solo afirmar— que el acceso a la información se gestiona adecuadamente y que se registran las medidas adoptadas.
Cómo ayuda la organización MIPACE
El proveedor crea un expediente personal e invita a la persona (o a su contacto designado) a conectar un dispositivo proporcionado por el proveedor a su propio perfil de MIPACE. La persona, o el familiar que gestiona su perfil, decide qué información incluye y la mantiene actualizada. El papel del proveedor sigue siendo administrativo: asignar y entregar dispositivos, no gestionar la información en sí.
Cada acción a nivel de organización se registra automáticamente: la creación de una ubicación o un grupo, la incorporación o eliminación de un gestor, el aprovisionamiento de un dispositivo, su asignación a una persona y su entrega. Ese registro proporciona a un proveedor regulado un historial actualizado de quién hizo qué y cuándo, una prueba a la que se puede recurrir, en lugar de algo reconstruido a posteriori.
Cómo está estructurado
Un servicio o centro se registra como una ubicación. Los grupos pueden corresponderse con una residencia, una unidad o un turno de trabajo, cada uno con su propio responsable capaz de ver de quién es responsable y de comprobar que se registra debidamente.
Para organizaciones reguladas por la CQC en concreto
MIPACE Organisation puede ayudarle a demostrar el cumplimiento normativo en la forma en que gestiona el acceso a la información y el aprovisionamiento de dispositivos:
- Un registro de auditoría completo de cada asignación de dispositivo, retirada y cambio organizativo, atribuible al responsable que lo llevó a cabo
- Acceso limitado: los responsables de ubicación y de grupo solo ven a las personas y los dispositivos que entran dentro de su ámbito de competencia, lo que respalda el principio del acceso con el mínimo privilegio
- No existe un almacén central de datos médicos de los usuarios del servicio en los propios sistemas del proveedor; la información permanece en poder de la persona (o su representante), lo que simplifica la situación del proveedor en materia de protección de datos
- Un ciclo de vida claro de los dispositivos —aprovisionados, asignados y retirados— que puede revisarse en cualquier momento
MIPACE Organisation es una herramienta que ayuda a demostrar las buenas prácticas en materia de gobernanza de la información y gestión de dispositivos. No constituye en sí misma una acreditación de la CQC, ni sustituye a las propias políticas, evaluaciones de riesgos o presentaciones reglamentarias del proveedor; lo que hace es proporcionarle registros a los que recurrir cuando necesite demostrar que sus propios procesos funcionan.
Productos adecuados
Pulseras y tarjetas para el uso diario; etiquetas adhesivas para equipos cuando sea pertinente en un entorno específico.
Ventajas
- Reduce la carga que supone para el proveedor el tratamiento y el almacenamiento de datos
- La información se mantiene precisa, ya que la persona (o su familia) es su titular directo
- El personal nuevo o suplente tiene acceso constante, independientemente de quién esté de turno
- Un dispositivo puede liberarse y reasignarse al instante si cambian las necesidades o la ubicación de una persona
- Un registro de auditoría al que recurrir como prueba para revisiones internas o inspecciones
Limitaciones
MIPACE no sustituye los propios registros de atención del proveedor, el proceso de traspaso de turnos ni la documentación reglamentaria; es un complemento rápido, no un sustituto, y el registro de auditoría respalda las pruebas de cumplimiento, pero no constituye por sí solo el cumplimiento.